A. Definisi Performance Appraisal
- Adalah proses dimana perusahaan mengevaluasi prestasi pegawai atau evaluasi kinerja pegawai sekarang atau kinerja yang lampau relative dibandingkan dengan standard kinerjanya.
- Adalah proses sistematik (terkait dengan adanya kejelasan tujuan, tahap-tahap pelaksanaan, metode serta kurun waktu penilaian pegawainya) untuk menilai segenap perilaku kerja pegawai (perilaku nampak dan tidak nampak) dalam kurun waktu kerja tertentu yang akan menjadi dasar penetapan kebijakan personalia dan pengembangan pegawai.
- Merupakan cara yang umum dilakukan perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja pegawainya. Rata-rata dilakukan 1 (satu) kali dalam 1 tahun, ada juga yang melakukan per semester.
B. Tujuan Penilaian Prestasi Kerja
Pada hakekatnya terdapat dua tujuan utama dari kegiatan penilaian prestasi kerja pegawai, yaitu :
- Untuk tujuan administrasi personalia, karena hasil penilaian prestasi kerja pegawai akan menjadi dasar untuk :
a. Penetapan naik atau turunnya penghasilan pegawai
b. Penetapan kepesertaan pelatihan pegawai
c. Penetapan jenjang karir jabatan pegawai dalam wujudnya sebagai promosi, rotasi atau demosi jabatan
d. Sebagai dasar untuk mengevaluasi kinerja dan produktivitas organisasi dan unit kerja pada umumnya serta individu-individu pegawai dalam setiap jabatan mereka khususnya
- Untuk tujuan pengembangan diri pegawai, adalah meliputi :
a. Sebagai dasar untuk mengidentifikasikan kelebihan atau kekurangan pegawai sehingga dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam melibatkan pegawai dalam program-program pengembangan pegawai
b. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan kerja serta meningkatkan motivasi kerja pegawai
c. Sebagai alat untuk mendorong atau membiasakan para atasan atau pejabat penilai dalam mengamati perilaku pegawai secara keseluruhan
C. Kegunaan Penilaian Prestasi Kerja :
1. Performance Improvement
Umpan balik yg diberikan dapat dipergunakan untuk koreksi diri dan akhirnya untuk meningkatkan prestasi kerja.
2. Compensation Adjustments
Evaluasi dari prestasi dapat dipergunakan untuk menentukan siapa-siapa yang berhak mendapat kenaikan gaji, bonus, dll
3. Placement Decisions
Hasil dari penelitian prestasi dapat digunakan untuk promosi, mutasi dan demosi pegawai.
4. Training & Development Needs
· Training diperlukan untuk pegawai yang kurang berprestasi
· Development cenderung digunakan untuk pegawai yang berprestasi baik
5. Career Planning & Development
Umpan balik dari hasil penilaian dapat dipergunakan sebagai dasar untuk keputusan karir seseorang.
6. Staffing Process Deficiencies
Prestasi yang baik dan kurang secara tidak langsung menunjukkan kekuatan atau kelemahan dalam prosedur penyusunan kepegawaian dari departemen personalia
7. Informational Inaccuracies
Prestasi yang kurang dapat menunjukkan kesalahan dalam job analysis information, perencanaan SDM atau bagian lain dari system informasi MSDM
8. Job Design Errors
Penilaian prestasi dapat menanggulangi kesalahan-kesalahan yang terjadi
9. Equal Employment Opportunity
Keakuratan penilaian prestasi yang secara tepat mengukur pekerjaan dengan hasil yang kemudian berdampak pada keputusan penempatan dapat menghilangkan diskriminasi atau perbedaan yg ada.
10. External Challenges
Prestasi juga dipengaruhi lingkungan luar seperti keluarga, keuangan, kesehatan atau masalah-masalah pribadi lainnya. Dengan adanya penilaian dimungkinkan perusahaan dapat memberikan bantuan.
11. Feedback to Human Resource
Baik/buruknya prestasi kerja pegawai menunjukkan seberapa baiknya fungsi SDM dilaksanakan.
D. Metode Penilaian Prestasi Kerja
1. Penilaian Sambil Lalu
Adalah pegawai dinilai begitu saja menurut observasinya sendiri (observasi selintas), tidak resmi dan tidak sistematik.
· Kerugian :
Jika dalam organisasi ada jabatan kosong, untuk mencari penggantinya dengan kira-kira, karena tidak ada catatan khusus tentang kondite pegawai. Jadi lebih baik menggunakan Penilaian Sistematis oleh atasan yang dilakukan secara berkala.
· Keuntungan :
1. Memberikan informasi yg sangat membantu di dalam keputusan-keputusan yang menyangkut masalah-masalah seperti promosi, kenaikan gaji, transfer, dll.
2. Mendorong dan meningkatkan pengembangan pegawai.
Persyaratan untuk melakukan penilaian yang akurat dan periodik akan mendorong pihak atasan untuk melakukan penilaian yang lebih baik. Setiap atasan harus mengetahui apa dan bagaimana pekerjaan para bawahannya. Dan dengan adanya penilaian prestasi kerja ini mau tidak mau membuat para atasan memperhatikan para bawahannya.
2. Pengukuran Secara Tradisional
· Dilakukan secara sistematis karakteristik dari pegawai, mencatat konstribusi pegawai atau kedua–duanya. Biasanya dilakukan secara berkala.
· Keuntungan :
Jika ada posisi kosong, hanya dengan melihat data personalia dapat dipilih yang cocok.
· Manfaat : :
1. Untuk manajer
dalam pengambilan keputusan promosi, demosi, mutasi, kenaikkan gaji, dll.
2. Untuk pegawai
mendorong agar mau berkembang atau berprestasi, disiplin.
3. Untuk pegawai
memberikan kesempatan untuk berkembang.
· Sistemnya:
1. Rating Scales.
Metode ini merupakan penilaian oleh atasan terhadap pegawai yang menjadi bawahannya berdasarkan sifat-sifat atau karakteristik. Faktor-faktor teknis pelaksanaannya adalah, para atasan mengidentifikasikan serta menentukan faktor-faktor apa yang dianggap penting dari tugas-tugas jabatan yang hendak diukur melalui penentuan parameternya.
· Kelebihan metode ini :
Dalam penyusunan dan administrasinya tidak mahal, latihan yang diperlukan penilai hanya sedikit, tidak memakan waktu, dan dapat digunakan terhadap jumlah karyawan yang besar.
· Kelemahannya :
1. Kesulitan dalam menentukan kriteria yang relevan terhadap pelaksanaan kerja, dan apabila kalau formulir akan digunakan untuk semua pekerja.
2. Adakalanya suatu kriteria adalah penting bagi pekerja tertentu, tetapi mungkin tidak tercakup dalam formulir penilaian.
3. Apabila kriteria prestasi kerja tertentu sulit untuk didefinisikan, maka formulir isian bisa jadi berisi variabel-variabel kepribadian-kepribadian yang tidak relevan, juga dapat mengurangi arti penilaian.
4. Hasil yang diperoleh dari formulir dan prosedur yang di standarisasikan tidak selalu berhubungan dengan pelaksanaan kerja.
· Terdapat tiga jenis metode rating scale, yaitu:
a. Skala grafik, dalam metode ini penilai memberikan tanda (√;Χ;0) pada skala penilaian yang merupakan hasil penilaian dan dianggap sebagai posisi setepatnya yang mewakili diri pegawai yang dinilai. Tahap pemilihan faktor-faktor yang harus diukur dari para pegawai adalah merupakan bagian yang penting dan menentukan dari penggunaan sistem skala grafik. Terdapat dua jenis faktor yang lazim dipertimbangkan, yaitu :
1. Sifat-sifat khusus, seperti motivasi dan inisiatif.
2. Kontribusi, seperti jumlah dan mutu kerja.
Contoh Skala Grafik
b. Skala-multi-step, pada metode penilaian ini para penilai dihadapkan sejumlah kategori alternatif yang harus dipilihnya.
c. Skala penilaian berbasis perilaku (behavioral anchored rating scales/BARS), yang harus memfomulasikan terlebih dahulu faktor-faktor serta dimensi dari sifat dan karakteristik jabatan ke dalam bentuk perilaku yang bisa diukur dan menjadi dasar penetapan skala penilaian. Skala penilaian berbasis perilaku ini meliputi 2 (dua) jenis yaitu:
1. Skala perilaku harapan (behaviour expectation scales/BES), dengan dasarnya yang berupa uraian guna membantu penilai untuk merumuskan perilaku pegawai sebagai diatas rata-rata, rata-rata atau di bawah rata-rata :
2. Skala pengamatan perilaku (behaviour observatioan scale/BOS). Jika kita menggunakan skala BES, maka pengesahan suatu dasar perilaku di atas titik netral juga nampak akan memasukkan perilaku dari titk netral ke atas. Misalkan jika seorang pegawai mendapatkan nilai 6, maka hal itu juga berarti bahwa dia diharapkan untuk menunjukkan perilaku taraf 5; 4;dan 3.
2. Cheklist
Pendekatan subyektif lainnya terhadap penilaian pegawai adalah dengan menggunakan metode checklist yang dapat pula diberi artian sebagai daftar periksa. Dalam metode penilaian ini, para penilai dihadapkan pada daftar pernyataanpernyataan khusus berikut pencantuman pilihan nilainya :
3. Employee Comparison
Metode penilaian pegawai dengan cara membandingkan antara satu pegawai terhadap pegawai lainnya terdiri atas 3 (tiga) macam, yakni :
a. Forced-rank,dalam hal ini penilai diminta untuk membuat urutan atau peringkat (rangking) pegawai yang dinilai, mulai dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi.
b. Paired Comparison, metode ini berkaitan dengan proses pengambilan keputusan oleh penilai. Prosedurnya adalah :
1. Penilai diminta untuk membandingkan setiap pasangan pegawai.
2. Penilai memutuskan siapa di antara keduanya yang paling menonjol.
c. Forced Distribution, dengan metode ini para penilai dipaksa membuat pengelompokan para pegawai ke dalam suatu skala prosentase sesuai dengan faktor penilaian prestasi kerja pegawainya. Metode ini bisa digunakan bila :
1. Jumlah pegawai yang dinilai 30 orang atau lebih.
2. Variasi Karkter individunya cukup menonjol (heterogen).
3. Kecakapan kerja pegawai diasumsikan membentuk kurva normal.
Dengan metode ini kelompok pegawai dibagi-bagi lagi ke dalam urutan kategori penilaian sebagai berikut :
1. Istimewa
2. Di atas rata-rata
3. Rata-rata
4. Di bawah rata-rata
5. Buruk
4. Critical Incident
Metode penilaian pegawa ini melibatkan para atasan yang harus mencatat semua kejadian-kejadian kritis yang dinilai penting (critical incident) dari perilaku pegawai ang biasa maupun yang luar biasa berdasarkan tampilan kejadian sehari-harinya.
Misalkan saja untuk tingkatan manajer maka kriteria-kriteria yang dapat dipakai antara lain adalah :
a. Kemampuan merencanakan.
b. Pengambilan keputusan.
c. Kesediaan mendelegasikan wewenang.
d. Pembuatan laporan.
e. Hubungan interpersonal dan sebagainya.
Untuk peningkatan para staf atau pelaksana, jenis-jenis kriteria yang dapat dipakai adalah dapat berupa :
a. Tanggung jawab.
b. Prakarsa atau inisiatif.
c. Kerja sama dengan rekan sekerja.
d. Disiplin dan sebagainya.
5. Essay Evaluation
Prosedur yang dilakukan metode ini adalah berupa penugasan atau meminta penilai untuk menyusun suatu karya tulis (essay) yang isinya bisa menggambarkan tentang kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan setiap personil yang dibawahinya.
Biasanya uraian tulisan dikelompokkan di bawah topik atau judul tertentu seperti :
a. Prakasa atau inisiatif.
b. Kerja sama.
c. Pengetahuan jabatan.
d. Hasil kerja dan sebagainya.
3. Pengukuran Secara Modern
1. Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by Objektive)
Metode penilaian pegawai yang berorientasi pada hasil akhir atau final result oriented dan disebut MbO ini digunakan untuk mengatasi kekurangan-kekurangan dari metode penilaian lainnya yang lebih berfokus pada proses. Pendekatan penilaian pegawai ini didasarkan pada perumusan sasaran-sasaran prestasi yang umumnya kuantitatif dan dapat diukur serta kerapkali ditentukan bersama oleh atasan dan bawahannya.
Prosedur dari metode penilaian MbO ini dilakukan melalui tahapan sebagai berikut :
a. Setiap bawahan diminta untuk menentukan bagi dirinya sendiri sasaran atau target prestasi kerja jangka pendek beserta cara-cara bagaimana ia dapat memperbaiki pola kerjanya sendiri serta pola kerja dari unitnya.
b. Atasan dan bawahan bersama-sama membicarakan apa yang diperlukan untuk mencapai sasaran tersebut dan untuk menyesuaikan terhadap organisasi sebagai keseluruhan.
c. Pada akhir masa penilaian yang ditetapkan (misalkan 6 bulan) mereka bertemu lagi untuk menilai apakah sasaran-sasaran dapat dicapai dengan baik, membahas perihal apa saja yang dapat diperbaiki dan menetapkan sasaran-sasaran baru untuk masa penilaian berikutnya. Sebagai upaya untuk saling mengisi, maka atasan menuliskan hasil penilaian yang terperinci mengenai bawahannya dan bawahannya menuliskan prestasi kerja yang dapat atau tidak dapat dicapainya.
Keburukan MbO :
1. Kemungkinan dysfunctional, dimana pegawai-pegawai tersebut dapat terlena dengan tugasnya saja.
2. Bila persiapan ini kurang tuntas maka tujuan MbO tidak dapat dicapai (makan waktu).
3. Sering mengorbankan kualitas karena ingin asal selesai saja.
4. Jika ada pekerjaan yang sama dan sasaran sulit dicapai, sering digabungkan jadi individual objective → group objective.
MbO berguna bagi tingkat manajerial, professional.
2. Assessment Center
Assessment center pertamanya berkembang di lingkup militer jerman pada masa perang dunia II dan bertujuan memilih para calon perwira unggulan yang akan maju ke medan laga.
Yang diidentifikasikan melalui metode assessment center secara umu meliputi tiga aspek, yaitu kecerdasan, kepribadian serta keterampilan manajerial. Metode yang digunakan dalam assessment center adalah berupa :
a. Psychological-test, terdiri atas serangkaian test untuk mengidentifikasi taraf kecerdasan melalui jenis-jenis achievement-test yang mengukur kemampuan numerikal, verbal, daya tangkap, daya nalar, serta test kepribadian melalui test-test proyektif dan minat.
b. Simulation execises, terdiri atas beberapa kegiatan simulatif untuk mengidentifikasikan aspek managerial skill pegawai melalui pelaksanaan inbasket exercise yang berisikan berbagai nota dinas, surat perintah, laporan, cacatan telepon yang harus dijawab seluruhnya sekaligus dalam waktu singkat.
3. Self Appraisals
Meminta pegawai untuk menilai diri sendiri dengan menggunakan tekhnik evaluasi, tujuan dari evaluasi untuk pengembangan diri selanjutnya.
4. Psychological Appraisals
Digunakan untuk menilai potensial/kemampuan pegawai untuk masa yang akan dating. Penilaiannya terdiri dari : Interview, test psikologi, diskusi dengan atasan, dll. Psikologi akan menilai intelektual, emosional, motivasi dan yang berhubungan dengan karakteristik kemampuan pegawai masa yad.
Proses penilaian melibatkan :
1. Membuat standart kerja
2. Meniai kinerja actual pegawai relatif dengan standart
3. Memberikan umpan balik kepada pegawai dengan tujuan memotivasi orang tersebut untuk menghilangkan kinerja yang kurang atau meningkatkan terus menerus kinerja diatas standar.
E. Faktor Penilaian Kerja
Sembilan criteria factor penilaian karya pegawai, yaitu berupa :
a. Reliable, measure atau harus mengukur perilaku kerja dan hasilnya secara obyektif.
b. Content valid atau secara rasional harus terkait dengan kegiatan kerja.
c. Defined specific atau meliputi segenap perilaku kerja dan hasil kerja yang dapat diidentifikasikan.
d. Independent atau perilaku kerja dan hasil kerja yang penting harus tercakup dalam kriteria yang komprehensif.
e. Non-overlaping atau tidak ada tumpang tindih antar kriteria.
f. Comprehensive atau perilaku kerja dan hasil kerja yang tidak penting harus dikeluarkan.
g. Accessible atau kriteria haruslah dijabarkan dan diberi nama secara komprehensif.
h. Compatible atau kriteria harus sesuai dengan tujuan dan budaya organisasi.
i. Up to date atau sewaktu-waktu kriteria perla ditinjau ulang menilik kemungkinan adanya perubahan organisasi.
F. Tantangan Dalam Penilaian Prestasi (Rater Biases)
1. The Hallo Effect/Kesalahan Halo
Bila seorang penilai pada suatu ciru membiaskan penilaian orang itu pada ciri lainnya (hanya menilai kuantitas kerja saja)
2. The Error Of Central Tendency/Kecenderungan Sentral
Untuk menilai semua pegawai dengan cara yang sama (menilai semua pegawai pada tingkat rata-rata).
3. The Leneincy and Strictness Biases
Menilai pegawai dengan terlalu mudah dengan nilai yang tinggi atau sebaliknya.
4. Cross Cultural Bias
Menilai pegawai dengan berpatokan pada satu budaya saja dan menganggap budaya tersebut yang paling benar.
5. Personal Prejudice
Menilai pegawai dengan membedakan/diskriminasi seks, agama, dll.
6. Recency Effect
Penilaian yang terpengaruh akan hasil penilaian sebelumnya yang dijadikan sebagai patokan.
:a:
:b:
:c:
:d:
:e:
:f:
:g:
:h:
:i:
:j:
:k:
:l:
:m:
:n:
:o:
