Pengadaan (procurement) adalah merupakan fungsi operasional yang utama dari MSDM. Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, orientasi serta pelatihan dan pengembangan untuk mendapatkan tenaga kerja yang efektif dan efisien mampu mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Pengadaan tenaga kerja adalah suatu proses untuk mendapatkan tenaga yang berkualitas dan memberikan harapan yang baik pada calon tenaga kerja tersebut untuk membuat lamaran kerja guna bekerja pada instansi/perusahaan tersebut.

Tujuan pengadaan tenaga kerja :

1.      Menyediakan sekumpulan calon tenaga kerja/karyawan yang memenuhi syarat.

2.      Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan.

3.      Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja.

4.      Untuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan.

5.      Untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan kerja yang adil.

Analisa pekerjaan/analisa jabatan (job analysis) adalah menganalisis & mendesain pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan.

Analisa pekerjaan/analisa jabatan (job analysis) merupakan sebuah proses penyelidikan yang sistematis untuk memperoleh informasi mengenai pekerjaan (job) dan pekerjanya (job-holder). Informasi tersebut mencakup tugas-tugas yang dilaksanakan dan kualifikasi atau persyaratan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang ada di dalam sebuah organisasi.

Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisa pekerjaan/analisa jabatan (job analysis). Menurut Nitisemito (1992), analisa pekerjaan/analisa jabatan (job analysis) bermanfaat sebagai :

1.      Landasan untuk melaksanakan mutasi.

2.      Landasan untuk melaksanakan promosi.

3.      Landasan untuk melaksanakan training/pelatihan.

4.      Landasan untuk melaksanakan kompensasi.

5.      Landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja.

6.      Landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.

Sedangkan fungsi dari analisa pekerjaan/analisa jabatan (job analysis) adalahn untuk :

1.      Menentukan basis regional bagi struktur kompensasi.

2.      Mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu.

3.      Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM.

4.      Merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan dating.

5.      Memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada.

6.      Menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan.

7.      Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial.

8.      Menetapkan standar prestasi kerja yang realistic.

9.      Menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya.

10.  Membantu revisi struktur organisasi.

11.  Memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka.

12.  Memperbaiki alur kerja.

13.  Memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi.

14.  Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.

1.      Menentukan penggunaan hasil informasi jabatan.

Penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisa jabatan itu, karena hasil tersebut akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi dari hasil analisa jabatan itu dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan tenaga kerja.

2.      Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

Penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data ini dilakuakn dengan metode penelitian deskriptif analisis, survey, sensus dan sample. Sedangkan teknik pengumpulan data dapat dilakukan melalui wawancara, observasi, kuisioner dan juga angket.

3.      Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis.

Penganalisis harus memilih beberapa muwakil jabatan untuk dianalisis. Hal ini dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu apabila pekerjaan yang akan dianalisis tersebut amat banyak.

4.      Mengumpulkan informasi analisa jabatan.

Penganalisis mengadakan analisa jabatan secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personil yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut.

5.      Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

Analisa jabatan menyediakan informasi tentanng hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi tersebut kemudian diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung dari karyawan yang bersangkutan.

6.      Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Penganalisis jabatan/pekerjaan harus menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.

7.      Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah di kemudian hari diperlukan pemerkayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan tersebut.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Informasi yang terdapat didalam spesifikasi pekerjaan ada 3 (tiga) kategori, yaitu :

Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitive yang dibutuhkan dari pemegang jabatan. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai :

1.      Tingkat pendidikan pekerja

2.      Jenis kelamin pekerja

3.      Keadaan fisik pekerja

4.      Pengetahuan dan kecakapan pekerja

5.      Batas umum pekerja

6.      Menikah atau belum

7.      Minat pekerja

8.      Emosi dan tempramen pekerja

9.      Pengalaman kerja.

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama, karena spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan. Dan uraian pekerjaan dari tiap-tiap perusahaan juga tidak sama pula. Misalnya dari perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja dengan melihat dari tinggi badan, kecantikan, dsb.

Spesifikasi pekerjaan ini secara khusus dipersiapkan oleh para ahli, atasan langsung, pemegang jabatan, dan analisis pekerjaan. Tujuannya adalah untuk menentukan karakteristik personalia :

·        latar belakang pendidikan

·        pengalaman

·        pelatihan kejuruan

Penilaian kinerja karyawan merupakan upaya untuk membandingkan prestasi actual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan dari pegawai tersebut. Cara yang digunakan untuk menentukan kinerja karyawan adalah dengan cara memperoleh data yang diperlukan dari pemegang pekerja secara langsung. Metode yang digunakan adalah :

Melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang sederhana.

Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat.

Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil.

Wawancara dilakukan dengan bertatap muka secara langsung dengan karyawan dan atasan. Wawancara biasa dilakukan secara individual dan kelompok. Dengan metode wawancara individu, maka dilakukan pemilihan pemegang pekerjaan dan kemudian diwawancarai secara ekstensif. Sedangkan dengan metode wawancara kelompok beberapa pekerja diwawancarai sekaligus.

Dengan cara ini karyawan diminta untuk mengisi daftar pertanyaan yang telah disiapkan/disusun sebelumnya. Sejumlah pertanyaan diajukan untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jawaban dan tanggung jawab mereka.

Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang kurang lengkap.

Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien.

Informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (log), dari apa yang dilakukan mereka sepanjang hari, meringkas tugas-tugas dan aktivitas-aktivitas di dalam catatan harian.

Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi kerja, peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap.

Dengan menggabungkan metode yang ada, yang masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisi.

Contoh pertanyaan yang biasa diajukan adalah :

1.      TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggung jawab apa yang penting bagi perusahaan?

2.      KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya?

3.      STANDART KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standart kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan?

4.      KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standart minimal?

5.      KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan?

Analisis pekerjaan menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk mengevaluasi pekerjaan yakni membandingkan suatu pekerjaan yang satu dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya untuk menjamin bahwa pekerjaan yang satu dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil.

Cara bagaimana pekerjaan dievaluasi ada empat macam, yaitu metode peringkat (ranking method), metode penggolongan (classification method), metode perbandingan faktor (factor comparison method) dan metode poin (point method).

Dengan cara ini penilai melakukan pengujian terhadap uraian dari masing-masing pekerjaan itu dalam urut-urutannya sesuai dengan nilainya atau tingkat kepentingannya terhadap pencapaian tujuan organisasi. Cara yang digunakan sama dengan pada saat mengevaluasi kinerja karyawan. Perbedaannya terletak pada apa yang dinilai. Pada evaluasi pekerjaan yang dinilai adalah pekerjaannya. Sedangkan pada evaluasi kinerja yang dinilai adalah pekerja (job holder)-nya.

Metode ini diawali dengan pengenalan tentang suatu kelas atau grade untuk menggambarkan sebuah kelompok dengan uraian kelas. Kemudian para penilai membandingkan uraian pekerjaan dengan uraian kelas. Uraian kelas yang paling sesuai dengan uraian pekerjaan menentukan klasifikasi untuk pekerjaan itu.

Dengan cara ini pihak penilai tidak perlu mengingat-ngingat semua pekerjaan pada saat mengevaluasi, tetapi mereka mengambil keputusan berdasarkan beberapa aspek atu factor dari pekerjaan. Asumsi dasar yang menggarisbawahi makin buruk adalah terdapat 5 (lima) faktor yang berlaku umum, yaitu :

·        Persyaratan mental

·        Keterampilan

·        Persyaratan fisik

·        Tanggung jawab

·        Kondisi kerja

Panitia akan mengurutkan faktor-faktor ini menurut tingkat kesulitannya untuk setiap pekerjaan. Berbeda pekerjaan berbeda pula urutan kesulitannya dari masing-masing faktor itu. Semakin buruk kondisi kerjanya, semakin tinggi peringkatnya. Uraian pekerjaan merupakan alat utama dalam menentukan urutannya.

Pihak penilai memberikan nilai berupa angka untuk setiap unsur pekerjaan,kemudian menjumlahkannya untuk mengetahui harga relative dari setiap pekerjaan. Selanjutnya pihak penilai akan menggunakan uraian pekerjaan ini sebagai landasan untuk menjelaskan faktor-faktor yang digunakan untuk melakukan penilaian.

Faktor-faktor yang dinilai dapat berupa pendidikan, pengetahuan tentang pekerjaan, pengalaman usaha mental, usaha fisik, tanggung jawab, dan kondisi kerja.

Merupakan suatu proses peninjauan ulang yang sistematis mengenai persyaratan SDM untuk menjamin agar jumlah tenaga kerja dengan keterampilan kerja yang diperlukan tersedia apabila dibutuhkan.

Perencanaan memungkinkan para manajer untuk mengantisipasi dan siap untuk menghadapi perubahan kondisi pada umumnya dan SDM, khususnya dalam masa di mana perlu dilakukan pengurangan karyawan, kegiatan yang dapat dilakukan dapat berupa :

a.       penerimaan yang terbatas

b.      mengurangi jumlah jam kerja

c.       pensiun dini

d.      pemecatan

Bertujuan untuk meningkatkan penjualan, pangsa pasar atau keuntungan perusahaan, maka diperlukan usaha yang serius untuk melakukan penambahan tenaga kerja dari segi kuantitas dan kualitas.

Peramalan dibuat biasanya menggunakan data masa lampau. Kegiatan ini diperlukan untuk memperoleh data yang lengkap tentang jumlah, biaya, keterampilan, kategori pekerjaan, jumlah dan tingkatan manajer yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Unsur ketiga dari perencanaan adalah informasi tentang klasifikasi pekerjaan, usia,jenis kelamin,status perkawinan,posisi tingkatan dalam organisasi,tingkat gaji dan fungsi-fungsi informasi karyawan juga mencakup riwayat hidup karyawan, seperti misalnya tingkat pendidikan, pelatihan yang diikuti dan minat karir.

Melakukan penafsiran tentang karyawan saat ini yang mana yang dapat atau akan tersedia pada masa mendatang. Hasil projeksi ini berupa suatu gambaran tentang sumber daya organisasi saat ini dan bagaimana mereka dapat diharapkan untuk berkembang sepanjang waktu dalam kaitannya dengan perputaran tenaga kerja, pension,usang, dapat dipromosikan dan karakteristik yang relevan lainnya.

Membandingkan apa yang dibutuhkan dengan apa yang tersedia dalam kaitannya dengan jumlah, campuran,keterampilan dan teknologi.  

Adalah suatu proses penentuan jumlah jam kerja (man hours) yang dipergunakan atau yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu dalam waktu tertentu. Jumlah jam kerja setiap karyawan akan menunjukkan jumlah karyawan yang dibutuhkan.

Adalah suatu proses penentuan kebutuhan tenaga kerja yang dipergunakan untuk dapat mempertahankan kontinuitas jalannya perusahaan secara normal.

Adalah sebuah proses yang terdiri atas menarik minat tenaga kerja dalam jumlah yang cukup dan kualifikasi yang sesuai dan mendorong mereka untuk melamar pekerjaan untuk sebuah organisasi pada waktu tertentu.

Penarikan bertujuan untuk mengkomuni kasikan adanya posisi yang lowong sedemikian rupa agar pencari kerja memberikan tanggapan. Pada umumnya, kegiatan penarikan lebih sering dilakukan pada organisasi yang besar daripada organisasi yang kecil. Namun, variabel-variabel lainnya juga dapat mempengaruhinya. Misalnya kompensasi yang terdiri atas gaji pokok,insentif dan fasilitas. Hal ini akan mempengaruhi tinggi rendahnya perputaran tenaga kerja dan pada gilirannya akan mempengaruhi upaya untuk memperoleh tenaga kerja yang berkualitas.

Begitu pula tingkat pertumbuhan perusahaan, penarikan akan dilakukan pada masa bertumbuh dan akan berkurang pada masa penurunan.

Sumber-sumber tenaga kerja dapat digolongkan dari dua sumber, yaitu :

a.       Sumber dari dalam perusahaan (internal), didasarkan atas kecakapan yang ditunjukkan  oleh karyawan yang bersangkutan dalam memangku jabatannya yang lama.

b.      Sumber dari luar perusahaan (eksternal), meliputi instansi /badan penyalur pekerja, badan-badan penempatan kerja,lembaga-lembaga pendidikan.

Karyawan adalah kekayaan ataun aset utama dari perusahaan. Peran karyawan sangat menentukan berhasil tidaknya perusahaan mencapai tujuannya.

Seleksi merupakan sebuah proses yang ditujukan untuk memutuskan pelamar/calon karyawan mana yang seharusnya diterima/dipekerjakan supaya mendapatkan karyawan yang qualified pada setiap jabatan dan pekerjaannya. Keputusan itu perlu diambil dengan harapan agar yang diterima adalah mereka yang layak untuk diterima.

Tujuan seleksi penerimaan karyawan adalah :

1.      Karyawan yang qualified dan potensial

2.      Karyawan yang jujur dan disiplin

3.      Karyawan yang cakap dengan penempatan yang tepat

4.      Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja

5.      Karyawan yang memenuhi syarat Undang-Undang Perburuhan

6.      Karyawan yang dapat bekerja sama

7.      Karyawan yang dinamis dan kreatif

8.      Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab

9.      Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi

10.  Karyawan yang mudah dikembangkan dimasa akan dating

11.  Karyawan yang bekerja secara mandiri

12.  Karyawan yang mempunyai budaya dan perilaku malu

13.  Mengurangi tingkat absensi dan turn over karyawan.

Kendala-kendala itu meliputi :

Kendala tolak ukur adalah kesulitan untuk menentukan standar tolak  ukur yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi selektif secara obyektif. Misal mengukur kejujuran dan kesetiaan.

Kendala penyeleksi adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar qualified, jujur dan obyektif penialiannya.

Kendala pelamar adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar.

Untuk mengurangi kendala-kendala ini perlu dilakukan kebijaksanaan seleksi secara bertingkat, karena semakin banyak tingkatan seleksi yang dilakukan semakin cermat dan teliti penerimaan karyawan.

Langkah-langkah seleksi,sebagai berikut :

a.       Penerimaan Pendahuluan

b.      Pemeriksaan Berkas Lamaran

c.       Test Pekerjaan

d.      Wawancara Seleksi

e.       Pemeriksaan Latar Belakang dan Referensi

f.        Tes Kesehatan

g.       Wawancara dengan Atasan Langsung

h.       Ulasan Pekerjaan Yang Sebenarnya

i.         Keputusan Penerimaan

Tingkat-tingkat seleksi yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi, hal ini tergantung kepada kebutuhan dalam penerimaan karyawan yang dilakukan setiap perusahaan. Tingkat-tingkat seleksi yang dilakukan oleh perusahaan ada 3, yaitu :

1.      Seleksi tingkat pertama, meliputi semua prosedur seleksi sejak dari surat lamaran sampai dengan pelamar dinyatakan diterima

2.      Seleksi tingkat kedua dilakukan pada calon karyawan yang status masa percobaan. Seleksi tingkat kedua lamanya ada yang 3 bulan, 6 bulan atau setahun

3.      Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi yang dilakukan dengan mengikuti prajabatan atau latihan, mereka akan dipromosikan dan diangkat menjadi karyawan tetap serta haknya akan diterima sepenuhnya.