Job analisis atau analisis jabatan adalah suatu proses untuk mendapatkan keterangan mengenai suatu jenis pekerjaan melalui metode observasi dan interview. Dari analisis jabatan ini akan diperoleh suatu deskripsi yang lengkap mengenai jenis pekerjaan yang dimaksud, antara lain kewajiban dan tanggung jawab si pekerja/perlengkapan-perlengkapan yang dipergunakan dan lain-lain. Berdasarkan mengenai pekerjaan itu. Job analystnya dapat menetukan karakteristik-karakyeristik apa yang harus dimiliki oleh seseorang yang ingin memegang jabatan tertentu.

Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari  analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.

Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan  berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.

Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit  tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.

Maslow (1945) memberikan uraian yang panjang mengenai arti dari tujuan membuat analisis jabatan. Dalam penelitian jabatan ini dapat dicatat lebih dari 20 tujuan, akan tetapi Maslow mengelompokkan beberapa tujuan tadi ke dalam bagian-bagian yang lebih luas :

1.      Analisis jabatan seringkali dihubungkan dengan penyusunan atau pemilihan jabatan-jabatan dalam kelompok-kelompok berdasarkan persamaan tugas dan persyaratan. Inilah skema tipe skema penggolongan seperti yang dipergunakan oleh United States Employment Service (USES) dalam penggolongan pekerjaan-pekerjaan dan oleh United States Civil Service Commission dalam melaksanakan persyararan-persyaratan dari The Federal Classification Act.

2.      Analisis jabatan sering digunakan untuk maksud penentuan upah. Ini biasanya disebut evaluasi jabatan.

3.      Tujuan dan analisis jabatan adalah untuk menetapkan dasar-dasar penerimaan karyawan. Di sisni ditekankan kualitas perseorangan yang diperlukan untuk dapat mengerjakan sesuatu pekerjaan.

4.      Tujuan berikutnya dari analisis nabatan ialah untuk menetapkan patokan untuk pola karier.

5.      Analisis jabatan digunakan sebagai alat bantu dalam menelaah organisasi, susunan kekuasaan, hubungan-hubungan dalam organisasi dan hubungan-hubungan keluar.

6.      Penggunaan lain dari analisis jabatan ialah untuk menyempurnakan metode. Ini merupakan teknik tradisional dan cukup terkenal.

7.      Analisis jabatan diterapkan pada serangkaian masalah-masalah yang mungkin berguna pada permulaan diagnose dan penyesuaian diri pekerja.

8.      Akhirnya analisis jabatan sering dipergunakan sebagai dasar merit rating dan evaluasi penampilan kerja

Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau  berpedoman pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :

1.    landasan untuk melaksanakan mutasi;

2.    landasan untuk melaksanakan promosi;

3.    landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan;

4.    landasan untuk melaksanakan kompensasi;

5.    landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;

6.    landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.

Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :

1.      menentukan basis regional bagi struktur kompensasi;

2.      mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu;

3.      menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM;

4.      merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang;

5.      memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada;

6.      memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan;

7.      mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial;

8.      menetapkan standar prestasi kerja yang realistik;

9.      menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya;

10.  membantu revisi struktur organisasi;

11.  memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka;

12.  memperbaiki alur kerja;

13.   memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi;

14.  menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.

Mengenai keterangan-keterangan apakah yang bisa diperoleh dengan analisis jabatan, masing-masing ahli mengemukakan pendapat yang berbeda-beda. Menurut pendapat penulis, hal-hal yang penting dalam analisis jabatan ialah yang dipakai para penganalisis dan pada tujuan si penganalisis. Sebagai contoh, kita bandingkan kategori-kategori yang diusulkan oleh Thorndike dan oleh Ghiselli serta Brown. Ternyata Ghiselli dan Brown menguraiakn dua skope yang mereka sebut skope analisis jabatan dan skope analisis-analisis terhadap pekerja, sedangkan Thorndike hanya menguraikan suatu daftar kategori-kategori yang disebut garis besar kategori analisis jabatan.

Menurut Ghiselli dan Brown (1950) suatu jenis analisis jabatan akan memberikan keterangan-keterangan sebagai berikut :

a.       Nama Jabatan atau Pangkat

b.      Metode dan Prosedur Kerja yang Sekarang

1.      Kewajiban-kewajiban dan tugas-tugas yang dikerjakan si pekerja.

2.      Bahan-bahan, perlengkapan dan lain-lain yang dipakai si pekerja.

3.      Alat-alat, mesin, dan peralatan yang digunakan oleh si pekerja, ini ditekankan pada deskripsi tempat kerja.

4.      Metode prosedur yang dipakai dalam melaksanakan pekerjaan.

5.      Rasa tanggung jawab.

6.      Besarnya pengawasan yang diterima dan diberikan.

7.      Standard hasil kerja.

c.       Kondisi Fisik dalam Lingkungan Kerja

1.      Tempat kerja; di dalam atau di luar.

2.      Kondisi-kondisi penerangan.

3.      Kondisi-kondisi ventilasi.

4.      Kondisi-kondisi keriuhan suara.

5.      Segi-segi yang berbahaya dan tak sehat.

d.      Hubungan antara Pekerjaan yang Satu dengan Pekerjaan yang Lain

1.      Pembantu atau asisten-asisten.

2.      Teman kerja.

3.      Koordinasi tugas-tugas dari jabatan yang satu dengan jabatan yang lain

e.       Kondisi-kondisi Penerimaan Karyawan

1.      Metode seleksi karyawan

a.       Teknik yang dipergunakan seperti tes, wawancara dan lain-lain.

b.      Promosi atau pemindahan dari jabatan-jabatan tertentu.

2.      Lamanya jam-jam kerja

3.      Besarnya dan metode-metode penggajian.

4.      Tetap atau tidaknya pekerjaan.

5.      Kesempatan untuk promosi dan maju.

Pada bagian selanjutnya ialah suatu analisis terhadap pekerja akan memberikan keterangan sebagai berikut :

I.        Ciri-ciri badaniah dari si pekerja

1.      Kesehatan

2.      Kekuatan dan daya tahan

3.      Besarnya/ukuran badan

4.      Ketrampilan

5.      Kekurangan-kekurangan badaniah yang diperbolehkan

II.     Ciri-ciri rokhaniah dari si pekerja

1.      Ketajaman indera.

2.      Kecakapan dan kemampuan, seperti ketangkasan tangan, kemampuan mengerjakan masalah hitungan dan lain-lain.

3.      Sifat, tabiat dan kelakuan seperti kejujuran, kestabilan emosi dan lain-lain.

III.   Latar belakang si pekerja

1.      Pendidikan umum

2.      Pengalaman kerja sebelumnya

3.      Latihan praktek dalam perusahaan

Menurut Thorndike, setelah uraian jabatan terhadap suatu jabatan telah selesai, maka si penganalisis jabatan seharusnya lalu menginterpretasi jabatan dalam hubungannya dengan sifat-sifat si pekerja yang diperlukan. Penganalisis membuat suatu analisis jabatan berdasarkan atas garis besar analisis jabatan yang diusulkan sebagai berikut :

I.              Persyaratan badaniah

1.      Kekuatan pada umumnya dan secara khusus kekuatan otot-otot yang sangat diperlukan.

2.      Daya tahan bertahan terhadap kelelahan

3.      Kecepatan

4.      Koordinasi yang baik – untuk kekuatan otot-otot yang khusus.

5.      Penyelarasan ¬ kelancaran dalam mempelajari pola-pola gerakan yang baru.

II.           Persyaratan indera yaitu ketajaman dari indera untuk mengoperasikan mesin-mesin tertentu

III.         Persyaratan persepsi

1.      Kecepatan dalam persepsi – untuk tiap indera seperti yang diminta.

2.      Ketepatan dalam membedakan – untuk tiap-tiap sifat indera seperti yang diminta.

IV.        Persyaratan intelektual

1.      Daya tangkap secara lisan

2.      Kemampuan dalam angka (perhitungan)

3.      Berfikir secara deduktif dan induktif

4.      Daya tangkap dalam hal mekanis

5.      Penglihatan ruang/spasi.

V.           Persyaratan kecakapan akademis

1.      Ketepatan dalam mekanisme ekspresi

2.      Kelancaran dalam ekspresi lisan

3.      Pengetahuan matematis.

VI.        Persyaratan social

1.      Tingkah laku dan penampilan yang menyenangkan

2.      Pengertian terhadap sikap orang lain

3.      Kebijaksanaan dan ketrampilan dalam bergaul.

VII.      Persyaratan minat

1.      Minat terhadap orang

2.      Minat terhadap barang mekanis

3.      Minat terhadap gagasan-gagasan abstrak

4.      Minat terhadap advontur, kegairahan dan perubahan.

VIII.   Persyaratan kondisi emosi

1.      Kemampuan bekerja di bawah tekanan-tekanan, kecepatan, keruwatan dan bahaya.

2.      Kestabilan dan penyesuaian diri.

Perlu ditemukan di sini bahwa tiap-tiap pengarang yang menulis analisis jabatan, memberikan daftar dari kategori-kategori yang berdasarkan pada definisninya mengenai apa analisis jabatan itu. Seperti telah dikatakan sebelumnya, isi daripada analisis jabatan juga tergantung pada tujuan si penganalisis.

Sebagai contoh :

1.      Suatu analisis untuk maksud evaluasi jabatan (misalnya untuk menyusun tingkatan upah) akan menekankan faktor-faktor seperti lamanya pendidikan, banyaknya pengalaman, inisiatif, usaha badaniah, usaha mental, perhatian, tingkat tanggung jawab dan kondisi pekerjaan.

2.      Jika dilakukan suatu analisis sebagai dasar untuk bimbingan mengenai pekerjaan mana yang cocok, penganalisis, akan tertarik pada kursus-kursus pendidikan khusus yang dituntut untuk menguntungkan tugas, dan tak akan tertarik lebih-lebih pada lama pendidikan yang diminta. Semua itu penting dalam evaluasi jabatan. Faktor-faktor lain yang akan ditekankan untuk maksud-maksud bimbingan mengenai pekerjaan mana yang cocok adalah metode-metode pengerahan tenaga, umur waktu masuk, garis-garis kemajuan dan apakah majikan lebih suka menerima pegawai wanita ataukah pria.

3.      Jika dilakukan untuk tujuan-tujuan testing, analisis jabatan dipusatkan pada unsur-unsur yang dapat ditest dan yang dapat membedakan pengawas yang baik dan yang kurang baik. Hal ini menyangkut pendidikan dan pengalaman sejauh keterangan-keterangan yang diperoleh melalui pendidikan dan pengalaman kerja itu, dapat membantu si pekerja dalam melaksanakan pekerjaannya. Analisis tersebut adalah mengenai inisiatif, usaha badaniah, perhatian, tingkat tanggung jawab sejenis sifat-sifat ini dapat ditest dengan suatu ujian.

Joseph E. Morsh memperbincangkan beberapa metode sebagai berikut :

1.      Metode dengan Questionaire (angket)

Yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dan melukiskan jabatannya dengan kata-kata sendiri.

2.      Metode dengan “Check-List”

Pekerjaan mengecek tugas-tugas yang dikerjakannya, dari suatu daftar pernyataan tugas-tugas yang melukiskan jabatan. Ruang lingkup pernyataan tugas-tugas yang ada di daftar tersebut tergantung dari pertimbangan si pembuat daftar.

3.      Metode dengan Wawancara Individual

Ini menyangkut seleksi terhadap pekerja yang baik yang biasanya diwawancarai di luar pekerjaan.

4.      Metode dengan Pengamatan

Ini dilakukan di tempat kerja sewaktu pekerja tersebut sedang melakukan pekerjaan yang akan dinilai. Penganalisis mengamati dan mananyai pekerja-pekerja guna memperoleh keterangan yang komplit, khusus dan teliti.

5.      Metode dengan Wawancara Kelompok

Sejumlah besar pejabat-pejabat yang mewakili jabatan-jabatan yang sama diseleksi. Dengan bantuan dari penganalisis, pejabat-pejabat mencatat data-data identifikasi dan mengingat serta menulis kegiatan-kegiatan mereka. Pada penutupan pertemuan penganalisis mengkombinasikan data-data dari pejabat-pejabat tadi dalam suatu schedule komposisi untuk masing-masing jabatan.

6.      Metode dengan Technical Conference

Sejumlah ahli diseleksi berdasarkan luasnya pengetahuan dan pengalamannya, dan bekerja bersama-sama untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang menyangkut jabatan yang sedang dianalisis.

7.      Metode dengan Catatan Harian

Pekerja diminta untuk mencatat tugas-tugasnya, dari hari ke hari. Keharusan mengingat-ingat dikurangi dan frekuensi pelaksanaan tugas untuk suatu periode pengumpulan data-data dibatasi.

8.      Metode dengan Ikut Bersama-sama Kerja

Penganalisis jabatan tersebut ikut bkerja. Mungkin ia melakukan tugas-tugas sederhana dengan sedikit atau tanpa instruksi. Dalam hal kegiatan-kegiatan yang bersifat lebih teknis ia harus mempelajari terlebih dahulu pekerjaan tersebut dan kemudian mengerjakannya bersama dengan pegawai-pegawai yang sudah biasa.

9.      Teknik Critical Incident

Ini menyangkut perkumpulan pernyataan-pernyataan yang ndidasarkan atas pengamatan langsung atau catatan-catatan perbuatan (tingkah laku ) yang memeperlihatkan performance yang baik sekali maupun yang tak memuaskan. Aspek tingkah laku dari pekerjaan-pekerjaan tersebut diperhatikan dan biasanya beberapa kejadian seperti itu mungkin berguna untuk mengenali persyaratan yang berat dari suatu jabatan, akan tetapi tidak memberikan keterangan yang cukup untuk suatu metode uraian jabatan yang lengkap.

Semua metode-metode di atas mempunyai kebaikan-kebaikan dan kekurangan-kekurangan. Di dalam bukunya yang berjudul “Personnel Selection”, Thorndike menjelaskan prosedur dalam pengumpulan data analisis jabatan. Ia menyatakan bahwa ada lima sumber ke mana penganalisis jabatan bisa mengadakan referensi :

1.      Penelaahan jabatan yang lalu

2.      Analisis terhadap bahan-bahan dokumentasi

3.      Wawancara yang disertai pertanyaan tentang personnel

4.      Pengalaman langsung dari penganalisis jabatan

5.      Analisis statistik dari validitas-validitas test.

Apakah arti validitas dalam persoalan ini ? salah satu definisi yang ditulis oleh Marsh ialah : “penetapan hubungan antara laporan keterangan mengenai daftar tugas-tugas dan pelaksanaan nyata dari tugas-tugas tersebtu”.

Menurut pendapat penulis, sulitlah memvalidir analisis jabatan. Marsh menyebut beberapa masalah di dalam usaha memvalidir analisis jabatan. Sebagai contoh : “Pengamatan langsung terhadap pegawai-pegawai dalam situasi kerja tidak seluruhnya memuaskan, karena pegawai-pegawai tersebut mungkin melaksanakan tugas-tugas yang tidak dapat diamati. Kehadiran seorang observer mungkin juga member pengaruh yang komplek terhadap pelaksanaan tugas dan pengaruh tersebut sukar ditentukan”.

Prosedur lain untuk mencapai data validitas ialah membandingkan laporan supervisor (mandor) atas pelaksanaan tugas pegawai dengan jawaban yang diperoleh dari pegawai-pegawai itu sendiri. Supervisor tidak selalu mengetahui dengan tepat apa yang dikerjakan pegawai-pegawai tertentu.

Dari beberapa penelaahan ternyata metode pengetesan dapat digunakan untuk membuat suatu analisis jabatan sehingga dapat dipercaya. Dikatakan oleh MC. Cormick bahwa : “pejabat-pejabat yang diminta untuk melaporkan lebih banyak keterangan-keterangan tentang tugas-tugas mereka cenderung untuk memberikan keterangan-keterangan yang lbih dapat dipercaya. Akan tetapi jika mereka hanya diminta untuk memilih pernyataan-pernyataan saja, mungkin mereka tidak akan membacanya dengan teliti”.

Reliabilitas analisis jabatan tergangtung pada banyak faktor seperti; waktu, frekuensi pegawai melaksanakan pekerjaannya. Sebagai contoh : melaporkan frekuensi pelaksanaan tugas lebih dapat dipercaya daripada melaporkan proporsi relatif dari waktu yang dipergunakan atau kesulitan dalam tugas.

Ghiselli dan Brown mengajukan tujuh kegunaan yang tampaknya sudah melingkupi semua tujuan yang dikemukakan oleh Zerga (Zerga mengemukakan 20 kegunaan analisis jabatan).

Tujuan-tujuan itu ialah untuk :

1.      Pengembangan Kriteria Pengukuran Kesuksesan Kerja

Untuk mengetahui kriteria yang menentukan kesuksesan kerja, kita harus mengetahui aspek-aspek yang mendetail tentang pekerjaan. Hal ini dapat dilakukan dengan analisis jabatan.

2.      Menetapkan Struktur Fungsionil Jabatan-jabatan

Dalam prakteknya industri-industri maupun lembaga pemerintah sering kali mengerjakan sesuatu pekerjaan dengan membagi-bagi pekerjaan ke dalam bagian-bagian. Masing-masing bagian dikerjakan oleh orang-orang tertentu dengan sistem ban berjalan. Apabila tidak jelas arus lalu lintas kerja, batas-batas tanggung jawab dan kekuasaan, akan sering terjadi kekacauan dalam bekerja.

3.      Evaluasi Jabatan

Penetapan upah kerja untuk bermacam-macam pekerjaan dilakukan dengan menilai detail-detail dan volume pekerjaan tersebut dievalusi dari segi pentingnya pekerjaan, taraf kesukaran, tingkatan pengalaman kerja, pengawasan yang diberikan dan training yang dimiliki.

4.      Pengembanagn Teknik yang Digunakan untuk Keperluan Seleksi Karyawan Baru

Sifat pribadi seperti inteligensi, bakat, minst dan sebagainya dapat diketahui kegunaannya pada pekerjaan setelah pekerjaan dianalisis. Dengan diketahuinya sifat-sifat pribadi itu dapatlah dikembangkan alat-alat seleksi yang lebih tepat.

5.      Pengembangan Metode dan Prosedur Kerja yang Lebih Efektif

Untuk memperbaiki metode dan prosedur kerja, haruslah dimulai dengan penelitian terhadap gerakan-gerakan dan cara-cara kerja yang lama. Gerakan-gerakan dan cara-cara yang kurang efektif diganti dengan yang lebih efektif.

6.      Pengembangan Alat-alat dan Perlengkapan Kerja yang Lebih Efektif

Analisis terhadap alat-alat yang digunakan dalam bekerja akan menunjukkan cirri-ciri khas bermacam-macam situasi di mana alat tersebut digunakan. Misalnya drei (screw driver) yang bermacam-macam bentuknya bertujuan agar ada kesesuaian terhadap situasi kerja, dan lebih memudahkan dalam mengendor atau mengencangkan skrup.

7.      Pengembangan Program Training (Pelatihan Kerja)

Tentang apakah yang harus ditraining dan bagaimana cara pemberian training suatu pekerjaan, dapat diketahui dari informasi-infarmasi tentang aspek-aspek pekerjaan. Analisis jabatan akan memberikan data-data tentang aspek-aspek tersebut.

Dua produk penting yang diperoleh dari analisis jabatan ialah deskripsi jabatan dan psikograf jabatan.

1.      Deskripsi Jabatan

Hasil-hasil analisis terhadap jabatan, dikumpulkan secara sistematis di dalam deskripsi jabatan. Deskripsi jabatan menggambarkan tentang bagaimana kenyataannya pekerjaan dilakukan. Menurut Sutrisno Hadi deskripsi jabatan dapat bermacam-macam bentuknya, tergantung pada tujuan pembuatanya. Namun demikian pada setiap deskripsi jabatan ada tiga hal yang harus dicantumkan :

1.      Ringkasan jabatan atau “job summary”

2.      Syarat-syarat kerja atau “job requirement”

3.      Luas lingkup tugas atau “ scope of duties”
Diagram sebagai berikut :

2.      Psiko Jabatan

Bila kita menganalisis tentang skills (kemampuan) dan sifat-sifat pribadi, bakat, minat, inteligensi dan sebagainya maka yang diperlukan oleh jabatan kita akan memeperoleh psikograf jabatan. Analisis terhadap skills dan sebagainya didasarkan pada serangkaian faktor-faktor yang dimuat dalam formulir psokograf jabatan. Pengisian psikograf didasarkan pada hasil rating terhadap karyawan-karyawan yang bekerja atau pimpinan-pimpinannya atau kedua-duanya. Nilai rating tentang kebutuhan akan faktor-faktor yang terdapat pada formulir psikograf bergerak dengan taraf nilai 0 sampai tiga.

a.       Taraf 0 : tidak diperlukan dalam bekerja.

b.      Taraf 1 : taraf rendah yang dibutuhkan dalam bekerja.

c.       Taraf 2 : cukup perlu dalam pelaksanaan kerja

d.      Taraf 3 : sangat perlu dalam pelaksanaan kerja.

Adapun yang dimaksud spesifikasi jabatan ialah : hasil yang diperoleh dari suatu job description. Dalam hal ini menitikberatkan kepada syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk dapat mengisi suatu jabatan. Kecuali itu dipergunakan juga untuk memudahkan seleksi dan penempatan. Pada lampiran I dilukiskan tentang tahap-tahap seleksi dari karyawan dan pada lampiran II model dari bentuk job analisis. Dengan mengetahuinya bentuk job analisis, memudahkan bagi mahasiswa untuk mencoba mempraktekkan cara membuat analisis jabatan.